Ενημερωτικό σημείωμα της Αγγελικής Τηλιγάδη, δικηγόρου – συνεργάτη της δικηγορικής μας εταιρείας, με θέμα «Ηλεκτρονική υπογραφή και ηλεκτρονικά δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα στο πλαίσιο του νέου Ν. 4727/2020 (Κώδικας Ψηφιακής Διακυβέρνησης).

O προσφάτως δημοσιευθείς Νόμος 4727/2020 (ΦΕΚ Α’ 184/23.09.2020) για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2016/2102/ΕΕ) και για τις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2018/972/ΕΕ) – (εφεξής «Κώδικας») – εισάγει ένα νέο νομοθετικό καθεστώς για το ψηφιακό περιβάλλον και τις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες. Οι διατάξεις του ως άνω νόμου εφαρμόζονται τόσο σε ιδιώτες και επιχειρήσεις όσο και  στους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης του άρθρου 14 του ν. 4270/ 2014 (Α` 143), στα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), καθώς και στις εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμούς του Κεφαλαίου Α` του ν. 3429/2005 (A` 314), ανεξαρτήτως εάν έχουν εξαιρεθεί από την εφαρμογή του, με σκοπό τη διευκόλυνση των αναγκών τους, καθώς και των διοικητικών διαδικασιών. Παράλληλα ο Κώδικας Ψηφιακής Διακυβέρνησης εναρμονίζεται με τους ορισμούς του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014 (elDAS Regulation) για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, ενώ ταυτόχρονα καταργεί το μέχρι πρότινος νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, ήτοι το ΠΔ 150/2001 (Α’ 125).

Ειδικότερα, με τον Κώδικα αυτό εισάγεται ο ορισμός της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, της εγκεκριμένης χρονοσφραγίδας, της εγκεκριμένης και προηγμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας και του ηλεκτρονικού εγγράφου, καθώς και του εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης, ενώ στο προηγούμενο πλαίσιο του ΠΔ 150/2001 οριζόταν μόνο η απλή ηλεκτρονική υπογραφή και η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Επομένως πλέον προβλέπονται τρία είδη ηλεκτρονικής υπογραφής, όπως παρατίθενται αναλυτικά κατωτέρω.

Ως «Ηλεκτρονική υπογραφή» ορίζονται τα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή και τα οποία χρησιμοποιούνται από τον υπογράφοντα για να υπογράφει.

Ως «Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή» ορίζεται η ηλεκτρονική υπογραφή που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις: α) συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα, γ) δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και δ) συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτή, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων, ενώ ως «Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή» ορίζεται η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που δημιουργείται από εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής και η οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής.

Ακόμη, ως «Προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα» ορίζεται η ηλεκτρονική σφραγίδα που ανταποκρίνεται στις ακόλουθες απαιτήσεις: α) συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα, γ) δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και δ) συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτήν, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων, ενώ ως «Εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα» ορίζεται η ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις: α) συνδέει την ημερομηνία και την ώρα με τα δεδομένα κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να αποκλείεται ευλόγως η δυνατότητα μη ανιχνεύσιμης τροποποίησης των δεδομένων, β) βασίζεται σε χρονική πηγή ακριβείας συνδεδεμένη με τη Συντονισμένη Παγκόσμια Ώρα και γ) φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης ή έχει υπογραφεί με κάποια άλλη ανάλογη μέθοδο. Σημειώνεται δε ότι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του φυσικού προσώπου και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα νομικών προσώπων και οντοτήτων επέχουν θέση ιδιόχειρης υπογραφής και πρωτότυπης σφραγίδας αντίστοιχα.

Επιπρόσθετα, σύμφωνα με το άρθρο 2 του Κώδικα ως «εγκεκριμένος πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης» ορίζεται ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης ο οποίος παρέχει μία ή περισσότερες εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης και έχει αναγνωριστεί ως τέτοιος από την Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (Ε.Ε.Τ.Τ.). Η σχετική λίστα με τους εγκεκριμένους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης στην Ελλάδα από τους οποίους μπορεί κανείς να εκδώσει εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή/σφραγίδα έχει αναρτηθεί στον ακόλουθο σύνδεσμο: https://www.eett.gr/opencms/opencms/EETT/Electronic_Communications/DigitalSignatures/EsignProviders.html. Αξίζει, δε, να αναφερθεί ότι οι ψηφιακές υπογραφές που χορηγούνται είτε από την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.), η οποία αποτελεί τον πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης του Ελληνικού Δημοσίου και είναι αρμόδια για την έκδοση και διαχείριση πιστοποιητικών σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα είτε από κάποιο εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης απολαμβάνουν τον ίδιο βαθμό εγκυρότητας.

Επιπλέον, στον Κώδικα, και ειδικότερα στα άρθρα 13 έως 18, καθορίζονται οι διαδικασίες έκδοσης, διακίνησης, πρωτοκόλλησης και αρχειοθέτησης, καθώς και το κύρος και η αποδεικτική ισχύς των ηλεκτρονικών εγγράφων, δημόσιων ή ιδιωτικών, και των εκτυπώσεών τους, με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης.

Ειδικότερα, στο άρθρο 13 του Κώδικα αναφορικά με την έκδοση Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων ορίζεται ότι «1. Όλες οι διαδικασίες για τη διαχείριση δημοσίων εγγράφων από τους φορείς του δημόσιου τομέα, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η έκδοση, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η εσωτερική και η εξωτερική διακίνηση, η πρωτοκόλληση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω ΤΠΕ.»

Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα εκδίδονται σε μία από τις ακόλουθες μορφές:

α) ως πρωτότυπα ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου,

β) ως ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα που φέρουν υποχρεωτικά: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου οργάνου, γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και δ) τα στοιχεία του οργάνου που υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων και

γ) ως ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα που φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο.

Επίσης,  πιστοποιητικά και βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης.

Σημειώνεται δε ότι τόσο τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα όσο και τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα και ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα, καθώς  και τα πιστοποιητικά και οι βεβαιώσεις της παρ. 6 του άρθρου 13 του Κώδικα έχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από όλα τα δικαστήρια και τις εισαγγελικές αρχές, από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες. Εκτυπώσεις πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ή ηλεκτρονικού ακριβούς αντιγράφου ή ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτές με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή το ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο ή το ψηφιοποιημένο ηλεκτρονικό αντίγραφο φέρει μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της κατά τα ως άνω, απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή Κέντρο Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) ή δικηγόρο.

Επιπλέον, στο άρθρο 15 του Κώδικα αναφορικά με τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα ορίζεται ότι: «1. Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους. 2. Εκτύπωση των ηλεκτρονικών εγγράφων της παρ. 1 γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον φέρει επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται μέσω της διαπίστωσης της ταύτισης του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο.» 

Επιπρόσθετα, στο άρθρο 17 του Κώδικα που αφορά στην ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων εντός του ίδιου φορέα ορίζεται ότι «1.Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που εκδίδονται και διακινούνται εντός κάθε φορέα του δημοσίου τομέα σε κλειστά πληροφοριακά συστήματα, όπως τα εσωτερικά συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), φέρουν α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου. 2. Η χρήση των εσωτερικών συστημάτων ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων προϋποθέτει την αυθεντικοποίηση κάθε χρήστη

Τέλος, ως «αυθεντικοποίηση» στο πλαίσιο του ως άνω Κώδικα ορίζεται η ηλεκτρονική διαδικασία επαλήθευσης/επιβεβαίωσης ταυτότητας και των τυχόν ειδικών χαρακτηριστικών φυσικού ή νομικού προσώπου ή νομικής οντότητας, που βασίζεται σε χορηγηθέντα διαπιστευτήρια, ενώ ως «διαπιστευτήρια» ορίζονται τα εχέγγυα, όπως κωδικοί πρόσβασης, που παρουσιάζει το φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα που είναι χρήστης ψηφιακών δημοσίων υπηρεσιών, προκειμένου να πραγματοποιηθεί αυθεντικοποίησή του. Προς διευκρίνιση των ως άνω ορισμών, ως  «Χρήστες ψηφιακών δημοσίων υπηρεσιών» νοούνται τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες που χρησιμοποιούν ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες. Ως χρήστες ψηφιακών δημοσίων υπηρεσιών νοούνται και οι υπάλληλοι και λειτουργοί των φορέων δημόσιου τομέα που τις χρησιμοποιούν στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων τους και ως «Φορείς του δημόσιου τομέα» νοούνται οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης του άρθρου 14 του ν. 4270/2014, τα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.), καθώς και οι εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμοί του Κεφαλαίου Α` του ν. 3429/2005, ανεξαρτήτως εάν έχουν εξαιρεθεί από την εφαρμογή του.

 

Για τη ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ

Ν. ΚΑΝΕΛΛΟΠΟΥΛΟΣ – Χ. ΖΕΡΒΑ & ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ

Αγγελική Τηλιγάδη

Δικηγόρος-LL.M.